Word – Les styles, Gagner du temps dans la mise en forme (Tuto #6)

Lorsque l’on veut mettre un gros document en forme, on est parfois décourager par le temps que cela peut prendre. C’est là que les styles interviennent pour nous faire gagner un temps considérable.

Bonjour à toutes et à tous, aujourd’hui je vous propose de découvrir un outil à connaître absolument sur Word: Les styles.

Avant tout, qu’est-ce qu’un style dans Word ?

Un style, c’est une propriété que vous allez appliquez à du texte dans Word, qui va contenir plusieurs propriétés de mise en forme.

Par exemple, le Style Titre 1 pourrait correspondre à:

  • Police: Calibri,
  • Couleur: Vert,
  • Taille de police: 28,
  • Espacement: 1.5,
  • Numérotation: Oui (1.; 2.; …)
  • etc…

Une fois que ce style existe, vous allez pouvoir l’appliquer à n’importe qu’elle texte dans votre document, et il recevra les mêmes propriétés de mise en forme. De plus, il sera “balisé Titre 1”, ce qui nous servira notamment dans les sommaires automatiques.

Vous retrouvez les styles dans l’onglet “Accueil”, section “Styles”

la barre de styles Word 2013

 

Comment bien utiliser les styles dans Word

Pour bien utiliser les styles, je procède en 3 étapes, mais il est très important que vous ayez compris l’introduction qui explique comment fonctionne un Style.

1. Définir des niveaux de styles.

Dans cette étape, il vous faudra juste réfléchir ! Vous allez devoir déterminer, combien et quels niveaux de style vous aller utiliser. En général, 3, 4 suffiront selon la complexité de votre document.

Un exemple, chaque style aura une mise en forme différente, et un intérêt différent dans le document.

  • Titre: pour le titre du document
  • Titre 1: pour les titre de 1er niveau.
  • Titre 2: pour les titre de 2nd niveau.
  • Normal: Pour le corps du texte, c’est celui qui sera le plus utilisé.

Et selon vos besoins:

  • Citations: pour une mise en forme différente sur les citations.
  • Emphase,
  • Important,
  • “Attention”
  • etc…

En soit, vous pourriez en utiliser une infinité, il est juste bien important que vous déterminiez ce dont vous avez besoin.

Sachez, que vous pourrez ré-utiliser ces styles dans d’autres documents en les sauvegardant.

2. Mettre en forme ses styles.

Maintenant que vous êtes sûr de ce que vous allez utiliser, il va falloir créer ces fameuses mises en forme.

Pour cela, je vous conseille cette démarche:

  1. Sélectionnez le texte à mettre en forme,
  2. Cliquez sur le style qui vous intéresse, ou créer un nouveau style (Titre 1 pour les titre, normal pour le corps, etc…)
  3. Créez votre mise en forme,
  4. Mettre à jour son style. Voilà l’étape la plus importante, sélectionnez le texte mis en forme, puis cliquez droit sur le style correspondant, puis sur “Mettre à jour **** pour correspondre à la sélection“.

mettre à jour le style pour correspondre

Désormais votre style est associé à la mise en forme que vous venez de créer.

3. Mettre à jour son document

Répétez l’étape précédente pour tout vos styles et vous avez donc maintenant 3,4 styles qui correspondent à vos besoins.

Il ne vous reste plus maintenant qu’à mettre à jour votre document.

Pour cela, sélectionnez tout les Titre de 1er niveau, y appliquer le style Titre 1, et répétez cette étape pour chaque styles.

Une astuce: Maintenez CTRL + Clic Gauche pour sélectionner plusieurs éléments.

L’intérêt d’utiliser les styles dans son document

Bon c’est bien beau tout ça, mais au final est-ce vraiment utile les styles ?

Evidemment, ma réponse est oui (je n’aurai pas fait un article dessus sinon !).

Il y a 3 GROS avantages à utiliser les styles.

  1. Vous allez pouvoir faire des sommaires très rapidement, car Word va savoir à quel niveau correspond chaque titre, pour en apprendre plus sur le sujet, visitez cet article.
  2. Vous allez pouvoir mettre en forme un gros document de manières très simple, rapidement, et sans faire d’erreurs en recopiant les styles à chaque fois.
  3. Vous allez pouvoir utiliser le mode plan plus facilement.

Pour afficher le mode plan, rendez-vous dans l’onglet Affichage, puis dans la section “Affichages” cliquez sur “Plan“.

onglet affichage mode plan

Pour ce dernier point, il me faudra un article entier pour vous expliquer en quoi le mode plan est utile. Mais pour l’heure, ce que je peux vous en dire c’est que vous allez pouvoir n’afficher que les “titre 1”, “titre 2”, ou autres, et faire des modifications très simplement sans avoir besoin de vous balader à travers les pages de votre document.

Dans la vidéo j’en parle un peu plus, mais je ferais un article plus complet sur cet outil qui va vous permettre manipuler encore plus intelligemment de gros documents.

exemple mode plan

Et c’est déjà la fin de cet article consacré aux styles !

Je reconnais que  celui là était un peu long, mais je pense qu’il est important de bien comprendre la logique des outils pour bien les utiliser et donc, toujours dans la même idée, gagner du temps dans son travail !

J’espère que ça vous aura plus et aidé, comme d’habitude n’hésitez pas à laisser vos avis, vos questions, et même vos plaintes ! Je me ferai une joie de répondre 🙂

Matthieu Langlade Article écrit par Matthieu Langlade - Google +

Passionné de la suite Office et tout particulièrement de PowerPoint, ses possibilités et la "slidologie", je souhaite partager mes connaissances et donner des idées pour sortir des standards que l'on s'impose.

4 thoughts on “Word – Les styles, Gagner du temps dans la mise en forme (Tuto #6)

  1. Bonjour,
    C’est le topo le plus intéressant que j’aie trouvé sur les styles, mais je ne trouve pas encore la réponse à ma recherche: comment utiliser le style (avec la mise en forme) créé dans un document, dans d’autres nouveaux docs?
    Merci.

    • Bonjour et merci pour ce message !

      Alors, pour enregistrer ses styles il faut utiliser les modèles Word. Ce qui n’est vraiment pas très pratique très franchement.
      Le principe: 1. Effacer le document dans lequel les styles sont créés (Ctrl + A; Backspace), 2. Enregistrer le document comme modèle Word.
      Ensuite, pour réutiliser les styles, il ne suffira plus qu’à charger ce modèle quand vous créez un nouveau document.

      Personnellement, je déteste cette technique, mais c’est la seule actuellement. J’attends réellement une nouveauté sur ce sujet dans une prochaine version !

  2. Bonjour.
    J’ai vainement essayé d’utiliser les procédures décrites et je me heurte à une difficulté mes titres de niveaux différents, auxquels j’attribue une numérotation n’apparaissent pas dans le “bon ordre”.
    Je m’explique
    niveau 1 : numérotation : 1
    niveau 2 : numérotation : 1.1
    niveau 3 : numérotation : 1.1.1
    OR dans le texte, je me retrouve avec :

    2. LE CONTEXTE D’ENTREPRISE ET DE LA SITUATION (ENTRE 7 ET 10 PAGES)
    1.1 Présentation de l’entreprise, du secteur d’activité (1 page)
    1.1.1 Données sur l’entreprise
    2.1.1 Données sur le secteur d’activité
    2.1 Contexte de la situation (évolutions réglementaires, économique, social, d’emploi, de qualification…

    Comment puis-je faire pour que ce soit dans un ordre “logique” descendant ?
    Merci de vos éclaircissements.
    Dans cette attente
    Salutations

    • Souvent, c’est dû au fait que les numérotations des styles sont indépendantes.

      Il faut bien vérifier que l’on est la numérotation 1. Titre 1 1.1 Titre 2 1.1.1 Titre 3 et non le 1. 1.1 classique.

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